Let'举行会议获得急需的改造

会议应该前进,而不仅仅是对过去三个月的审查。
让'举行会议获得急需的改造
Image credit: Thomas Barwick |盖蒂张照片

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CEO of Redbooth
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表达的意见 企业家 贡献者是他们自己的。

It’没有秘密,会议几乎普遍讨厌。他们往往不是’重新繁琐,重复或浪费时间。

I’M软件公司的首席执行官名为Redbooth,我们制作了任务和项目管理软件。我的团队和我花了很多时间思考如何帮助人们更有效地工作。

那里’S一直是生产力的令人难以置信的创新,我’m不断灵感来自我的团队出现的东西 - 以及什么’正在整个行业宽。但是,甚至尖端公司仍然拒绝战略地思考他们的员工如何运行他们的会议。

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这篇文章是关于为什么的’S发生和四个简单的过程和思维方式,您可以用来转换贵公司的会议文化。

1.停止支付人们两次做同样的工作。

在我的职业生涯中,我’看到这么多无效的会议。会议越来越复杂,它越难推动实心执行。

在很多这些会议中,人们正在滚动他们的眼睛。他们’重新带来他们的设备。他们’重新播放。他们’重新倾听。同时,会议的内容aren’t也可靠地记录。人们不’T有效地捕获和跟踪信息,以便信息不足’T特别住在任何地方。如果它没有'去住任何地方,你不能有效地管理它。 

所以当你有下一个会议时,你可能会注意到人们正在努力与基础 -  我们上次谈论了什么?报告何时到期? 我们如何跟踪进展情况?你’重新花费有一半的会议追赶。花点时间,想一想。这意味着员工每周都会支付 覆盖同一个地面两次 - 没有人似乎在乎。

坦率地说,如果你’无论您是谁的结果都对结果进行了责任’在执行管理层或团队领导中 - 这应该让你留在晚上。

这个问题的修复非常简单,这似乎很明显,但我可以向你保证’并不像应该一样常见。每次会议都应该有人分配到捕获谁犯下什么 并且何时。请明白这是不是’T与保持会议记录并将其电子邮件发送给每个人,以便在已经过溢出的收件箱中暂停未读取。问责制是至关重要的。并将其捕获在一个一致的地方,即团队可以作为会议之间的参考,下一个是必不可少的。

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自然,我’m部分到雷诺,但还有其他产品,如Wunderlist,Asana 你可以使用的格子。哎呀,您可以在Google Doc或录制到墙壁的大纸中捕获它。刚开始这样做,以便我们都可以在晚上开始睡个好觉。

2. 使用团队会议推动前进的工作。

前几天,我正在与一家使用我们的软件的大型公共公司与一名高管交谈。在此之前,他们正在使用Excel来跟踪一切 -  他们所有的项目和进步。这是一个人拥有的一份文件。没有其他人可以访问它,所以主人字面上不得不与每个人见面并更新电子表格。这是一场灾难,对会议的影响是荒谬的。当你不’T有一个中央地,存储和分享进度更新 - 一个团队中的每个人可以访问的地方,不仅仅是项目经理 - 你知道你是如何的’再花钱你的会议?听取更新。浪费时间!更不用说这些会议是无舵的。他们没有议程。

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所以,如果你可以摆脱时间浪费,会议中不必要的更新,那么使用那个时间的最佳方式是什么?它’简单。您应该解决困难的问题,实际上可以让可以前进的工作:

  • 什么’防止进展?

  • 什么 are the blockers?

  • 是否有需要进行的决定?

  • 有些人有人需要讨论对齐或信息目的吗?

这里的主要目标是远离信息会议的想法。你的团队会议应该应该’担心人们一直在做什么。您的会议应该更加侧重于如何从一个点到点移动到B.只要考虑一下,如果您可以花费的每次会议,重点都会敲击阻拦者或进入下一个级别。

3.计划更有效地进行一对一的会议。

We’成立了团队会议不应该是巨大的状态更新。同样的事情适用于一对一的会议。当然,有’近期活动的一些对话,但从根本上一对一应该是员工的增长和发展。

当您使用直接报告持有一对一时,它应该是对什么的讨论’顺利,挑战撒谎。它应该是关于你现在甚至从现在开始的一年的员工的地方。

这里’在哪里有挑战性。典型的经理有8到10个直接报告。那’太多的方式来保持你的头脑,希望你记得一切。但是不要’很想开始取消一对一的会议,因为你’重新淹没。根据哈佛商业评论,实际上可以这样做 减少您的生产力.

相反,简化您的过程。跟踪与多个员工的对话。有一个共享虚拟工作区,一个Google Doc -  无论为您工作 -  并确保每个员工都可以访问他们的人。发布更新和提醒讨论。当您想到您想要在下一个一对一的内容时,您可以捕获它的地方。 

这种工作方式释放了你的思想,使您能够真正将您的努力集中在成长员工上,从而获得最佳性能,并建立一个好的,工作关系 - 不要试图记住本周或接下来要做什么星期。它推动两侧的有效性。

4. 将更多的问责制中到QBRS中。

非常少,公司已经有效地钉了大型会议的艺术。越来越多的公司在季度将他们的人民聚集在一起,以便拥有什么’S称为QBR,或季度商业评论。有时他们称之为“团队战略会议” or a “战略规划会议。”

一般来说,很多这是一项综述。销售将提供关键指标,营销将提供其指标。你’首先越过战略目标,然后是它’很多审查,以及与关键举措和战略账户一起检查。 (不熟悉QBR?看看这个 优秀的描述 from Gainsight.)

与团队会议和一对一的会议相比,这些会议更具挑战性,因为他们’久违,而在那里’庞大的信息。

在许多公司,那里’S这样的大量信息 - 没有好方法来处理它 -  that you’LL看到巨大的PowerPoint演示文稿通过电子邮件发送。它’很难跟踪他们和由此产生的讨论。就在四分之一到季度,人们甚至都有一个非常艰难的时间,甚至记住上次会议的内容。这个内存问题和缺乏一致性可以具有深刻的后果。

当有这么多的赌注时,你’在过去的季度甚至是一年前,我们必须进入你所谈论的内容的毫不犹豫的能见度。承诺在您可以追踪趋势和捕获和搜索人们所讨论的内容的集中处的信息中的承诺。你’阅读对信息的深入审查,以及在下一季度设置关键目标。

当每个人在会议结束后离开时,他们就应该了’不得不记得记住 谁拥有哪个任务或他们’重申被关注的是未来三个月。它真的归结为在奇观上选择一致性。很多公司都有一个“Big Bang”那里每个人都在一起的方法’很多愤怒,然后它在未来几个月内死亡。然后它在下一个季度商业评论附近再次启动。

但是对于信息和管理团队承诺捕捉到那里的共享地点,您可以在主要公司目标周围建立团队生产力的一致节奏。然后’你如何获得成功。

改善会议ISN’t trivial.

您的公司可以让您的所有会议更高效和更高效的意味着什么?参考组织转型的一本优秀书籍的标题,它可以加速您的转型 好的伟大的 -  真的很快。

您可以花费您的周期和您的灰质,以做好做好事物,而不是试图在笔记本中找到该页面或在成千上万的电子邮件中找到该页面。或者您可以承诺一些简单但令人难以置信的内部流程,并真正释放自己和整个团队,专注于获得更多所做的。

我希望这对您有帮助,您的团队和贵公司。 给我留言, 一世'd喜欢听到这会影响你的影响。

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